Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018. Versione 1.0 — ultimo aggiornamento: 9 settembre 2026.
La presente informativa descrive come Overtake S.r.l. tratta i dati personali nell’ambito della piattaforma DueDesk — il gestionale per consulenti e aziende di servizi tecnici (CRM, scadenzario, pianificazione interventi, documenti, portale clienti) — e dei suoi canali di comunicazione, compreso il canale WhatsApp Business attivato tramite la piattaforma di Meta.
1. Titolare del trattamento
OVERTAKE S.R.L.
Via Cerreti 55, 19037 Santo Stefano di Magra (SP) — Italia
P. IVA / C.F. 01602170118 — Registro Imprese di La Spezia n. 01602170118 — REA SP-248472
Telefono: 0187 1220204 — Email: info@duedesk.it
Per ogni richiesta relativa ai dati personali è possibile scrivere all’indirizzo email sopra indicato specificando nell’oggetto “Privacy DueDesk”.
2. Ruoli: quando Overtake è titolare e quando è responsabile
DueDesk è un servizio in modalità software-as-a-service utilizzato da studi professionali e aziende (“Studi”) per gestire i propri clienti. Vanno distinti due ambiti:
- Overtake è titolare del trattamento per i dati degli utenti della piattaforma (account, autenticazione, log tecnici e di sicurezza), per i dati di fatturazione e assistenza verso gli Studi e per i dati raccolti tramite i propri canali di contatto.
- Overtake è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), per conto dello Studio che è titolare, per tutti i dati che lo Studio inserisce o riceve tramite DueDesk: anagrafiche dei suoi clienti, scadenze, documenti, rapportini e i messaggi ricevuti sul numero WhatsApp dello Studio. In questi casi il rapporto è regolato dall’accordo sul trattamento dei dati sottoscritto con lo Studio, e per esercitare i propri diritti l’interessato può rivolgersi allo Studio con cui ha un rapporto oppure a Overtake, che inoltrerà la richiesta.
3. Dati trattati e fonte
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Dati identificativi e di contatto | nome, cognome, ruolo, email, telefono, azienda di appartenenza | forniti dall’interessato o dallo Studio |
| Dati di autenticazione | identificativo dell’account presso il provider di identità (Microsoft Entra ID, Google), credenziali del portale clienti, chiavi passkey, secondo fattore | forniti dall’interessato |
| Messaggi WhatsApp | numero di telefono del mittente, nome del profilo WhatsApp, contenuto del messaggio, data e ora, identificativo del messaggio | ricevuti tramite la piattaforma WhatsApp Business (Meta) quando l’interessato scrive al numero di uno Studio |
| Dati operativi dello Studio | scadenze, documenti, interventi, comunicazioni con i clienti dello Studio | inseriti dallo Studio o dai suoi clienti tramite il portale |
| Dati tecnici | indirizzo IP, identificativo del dispositivo, registri di accesso e di audit | raccolti automaticamente durante l’uso del servizio |
Categorie particolari di dati (ad esempio dati relativi alla salute, come le idoneità sanitarie dei lavoratori) possono essere presenti nella piattaforma solo se inserite dallo Studio nell’esercizio dei propri obblighi di legge; DueDesk le tratta con accesso ristretto e registrato e non le condivide mai tramite WhatsApp né tramite fascicoli automatici.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Erogare il servizio DueDesk agli Studi e ai loro utenti (accessi, funzionalità, assistenza) | esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Ricevere e smistare allo Studio competente i messaggi WhatsApp inviati al suo numero, così che lo Studio possa rispondere | misure precontrattuali su richiesta dell’interessato ed esecuzione del contratto con lo Studio (art. 6.1.b); legittimo interesse dello Studio a gestire le richieste ricevute (art. 6.1.f) |
| Sicurezza del servizio, prevenzione di abusi, registrazione degli accessi (audit) | legittimo interesse (art. 6.1.f) e obblighi di legge (art. 6.1.c) |
| Adempimenti fiscali, contabili e di legge | obbligo legale (art. 6.1.c) |
| Notifiche di servizio (email, notifiche push) su scadenze e attività | esecuzione del contratto; le notifiche non essenziali sono disattivabili dalle impostazioni |
I dati non sono utilizzati per finalità di marketing né per profilazione e non sono oggetto di decisioni automatizzate con effetti giuridici sull’interessato.
5. Il canale WhatsApp Business
DueDesk consente agli Studi di ricevere messaggi WhatsApp sul proprio numero aziendale tramite la WhatsApp Business Platform fornita da Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublino 4, Irlanda). Quando un utente scrive al numero WhatsApp di uno Studio:
- il messaggio è ricevuto da Meta e trasmesso a DueDesk, che lo mostra esclusivamente allo Studio destinatario;
- DueDesk conserva il numero di telefono, il nome del profilo, il testo e la data del messaggio per consentire allo Studio di gestire la richiesta;
- i messaggi vengono trattati anche da Meta secondo la sua informativa sulla privacy e i Termini di WhatsApp Business; Meta può trasferire i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sulla base delle clausole contrattuali standard e delle decisioni di adeguatezza applicabili.
I contenuti dei messaggi non sono utilizzati per finalità pubblicitarie, non sono condivisi con terzi diversi dallo Studio destinatario e non sono utilizzati per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.
6. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da fornitori che operano come responsabili o sub-responsabili del trattamento, vincolati da accordi ai sensi dell’art. 28 GDPR:
- Microsoft Ireland Operations Ltd. — hosting dell’applicazione, database e archiviazione documenti (Microsoft Azure, data center nell’Unione Europea); servizi di identità Entra ID;
- Meta Platforms Ireland Ltd. — piattaforma WhatsApp Business (canale di messaggistica);
- Brevo (Sendinblue SAS), Francia — invio delle email di servizio;
- Google Ireland Ltd. — accesso federato con account Google, se scelto dall’utente;
- consulenti e fornitori di Overtake (assistenza tecnica, contabilità) nei limiti delle rispettive competenze.
I dati non sono diffusi. I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
7. Trasferimenti extra-UE
I dati sono conservati in data center situati nell’Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi da parte dei fornitori indicati (in particolare Meta per il canale WhatsApp e Google per l’autenticazione) avvengono sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o di decisioni di adeguatezza, comprese le misure supplementari richieste.
8. Periodo di conservazione
- Dati dell’account: per la durata del rapporto con lo Studio e fino a 12 mesi dopo la sua cessazione, salvo obblighi di legge;
- Messaggi WhatsApp e richieste CRM: per il tempo necessario allo Studio a gestire la richiesta e, se questa diventa un rapporto commerciale, per la durata del rapporto; lo Studio può archiviarli o cancellarli in qualsiasi momento;
- Dati operativi dello Studio (scadenze, documenti, rapportini): per la durata del contratto con lo Studio; alla cessazione sono restituiti o cancellati secondo le istruzioni dello Studio, di norma entro 90 giorni;
- Registri di accesso e audit: 24 mesi, per esigenze di sicurezza e di responsabilità;
- Dati contabili e fiscali: 10 anni, come previsto dalla legge.
9. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, oltre alla revoca del consenso ove prestato. Le richieste vanno inviate ai recapiti della sezione 1; se il trattamento è svolto per conto di uno Studio, Overtake la inoltrerà allo Studio titolare e ne darà riscontro. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it).
10. Richiesta di cancellazione dei dati
Chi ha scritto a uno Studio tramite WhatsApp, o dispone di un account DueDesk, può chiedere la cancellazione dei propri dati in uno dei seguenti modi:
- inviando un’email all’indirizzo di contatto della sezione 1 con oggetto “Cancellazione dati DueDesk”, indicando il numero di telefono o l’email con cui ci si è messi in contatto;
- rivolgendosi direttamente allo Studio con cui si è in contatto, che può eliminare la conversazione e i dati collegati dal proprio spazio DueDesk.
La cancellazione viene completata entro 30 giorni dalla richiesta, fatti salvi i dati che devono essere conservati per obblighi di legge.
11. Cookie
La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento (sessione di autenticazione, identificativo del dispositivo per la sicurezza, preferenze di tema e lingua). Non vengono utilizzati cookie di profilazione né di terze parti a fini pubblicitari; per questo motivo non è richiesto il consenso.
12. Misure di sicurezza
I dati sono protetti con cifratura in transito e a riposo, autenticazione forte (accesso federato, passkey e secondo fattore per gli utenti operativi), separazione dei dati per ciascuno Studio a livello di database, registrazione degli accessi ai dati sensibili e copie di sicurezza in area UE.
13. Modifiche all’informativa
La presente informativa può essere aggiornata; la versione vigente, con la data di ultimo aggiornamento, è sempre disponibile a questo indirizzo. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti della piattaforma.
Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018. Versione 1.0 — ultimo aggiornamento: 9 settembre 2026.
La presente informativa descrive come Overtake S.r.l. tratta i dati personali nell’ambito della piattaforma DueDesk — il gestionale per consulenti e aziende di servizi tecnici (CRM, scadenzario, pianificazione interventi, documenti, portale clienti) — e dei suoi canali di comunicazione, compreso il canale WhatsApp Business attivato tramite la piattaforma di Meta.
1. Titolare del trattamento
OVERTAKE S.R.L.
Via Cerreti 55, 19037 Santo Stefano di Magra (SP) — Italia
P. IVA / C.F. 01602170118 — Registro Imprese di La Spezia n. 01602170118 — REA SP-248472
Telefono: 0187 1220204 — Email: info@duedesk.it
Per ogni richiesta relativa ai dati personali è possibile scrivere all’indirizzo email sopra indicato specificando nell’oggetto “Privacy DueDesk”.
2. Ruoli: quando Overtake è titolare e quando è responsabile
DueDesk è un servizio in modalità software-as-a-service utilizzato da studi professionali e aziende (“Studi”) per gestire i propri clienti. Vanno distinti due ambiti:
- Overtake è titolare del trattamento per i dati degli utenti della piattaforma (account, autenticazione, log tecnici e di sicurezza), per i dati di fatturazione e assistenza verso gli Studi e per i dati raccolti tramite i propri canali di contatto.
- Overtake è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), per conto dello Studio che è titolare, per tutti i dati che lo Studio inserisce o riceve tramite DueDesk: anagrafiche dei suoi clienti, scadenze, documenti, rapportini e i messaggi ricevuti sul numero WhatsApp dello Studio. In questi casi il rapporto è regolato dall’accordo sul trattamento dei dati sottoscritto con lo Studio, e per esercitare i propri diritti l’interessato può rivolgersi allo Studio con cui ha un rapporto oppure a Overtake, che inoltrerà la richiesta.
3. Dati trattati e fonte
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Dati identificativi e di contatto | nome, cognome, ruolo, email, telefono, azienda di appartenenza | forniti dall’interessato o dallo Studio |
| Dati di autenticazione | identificativo dell’account presso il provider di identità (Microsoft Entra ID, Google), credenziali del portale clienti, chiavi passkey, secondo fattore | forniti dall’interessato |
| Messaggi WhatsApp | numero di telefono del mittente, nome del profilo WhatsApp, contenuto del messaggio, data e ora, identificativo del messaggio | ricevuti tramite la piattaforma WhatsApp Business (Meta) quando l’interessato scrive al numero di uno Studio |
| Dati operativi dello Studio | scadenze, documenti, interventi, comunicazioni con i clienti dello Studio | inseriti dallo Studio o dai suoi clienti tramite il portale |
| Dati tecnici | indirizzo IP, identificativo del dispositivo, registri di accesso e di audit | raccolti automaticamente durante l’uso del servizio |
Categorie particolari di dati (ad esempio dati relativi alla salute, come le idoneità sanitarie dei lavoratori) possono essere presenti nella piattaforma solo se inserite dallo Studio nell’esercizio dei propri obblighi di legge; DueDesk le tratta con accesso ristretto e registrato e non le condivide mai tramite WhatsApp né tramite fascicoli automatici.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Erogare il servizio DueDesk agli Studi e ai loro utenti (accessi, funzionalità, assistenza) | esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Ricevere e smistare allo Studio competente i messaggi WhatsApp inviati al suo numero, così che lo Studio possa rispondere | misure precontrattuali su richiesta dell’interessato ed esecuzione del contratto con lo Studio (art. 6.1.b); legittimo interesse dello Studio a gestire le richieste ricevute (art. 6.1.f) |
| Sicurezza del servizio, prevenzione di abusi, registrazione degli accessi (audit) | legittimo interesse (art. 6.1.f) e obblighi di legge (art. 6.1.c) |
| Adempimenti fiscali, contabili e di legge | obbligo legale (art. 6.1.c) |
| Notifiche di servizio (email, notifiche push) su scadenze e attività | esecuzione del contratto; le notifiche non essenziali sono disattivabili dalle impostazioni |
I dati non sono utilizzati per finalità di marketing né per profilazione e non sono oggetto di decisioni automatizzate con effetti giuridici sull’interessato.
5. Il canale WhatsApp Business
DueDesk consente agli Studi di ricevere messaggi WhatsApp sul proprio numero aziendale tramite la WhatsApp Business Platform fornita da Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublino 4, Irlanda). Quando un utente scrive al numero WhatsApp di uno Studio:
- il messaggio è ricevuto da Meta e trasmesso a DueDesk, che lo mostra esclusivamente allo Studio destinatario;
- DueDesk conserva il numero di telefono, il nome del profilo, il testo e la data del messaggio per consentire allo Studio di gestire la richiesta;
- i messaggi vengono trattati anche da Meta secondo la sua informativa sulla privacy e i Termini di WhatsApp Business; Meta può trasferire i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sulla base delle clausole contrattuali standard e delle decisioni di adeguatezza applicabili.
I contenuti dei messaggi non sono utilizzati per finalità pubblicitarie, non sono condivisi con terzi diversi dallo Studio destinatario e non sono utilizzati per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.
6. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da fornitori che operano come responsabili o sub-responsabili del trattamento, vincolati da accordi ai sensi dell’art. 28 GDPR:
- Microsoft Ireland Operations Ltd. — hosting dell’applicazione, database e archiviazione documenti (Microsoft Azure, data center nell’Unione Europea); servizi di identità Entra ID;
- Meta Platforms Ireland Ltd. — piattaforma WhatsApp Business (canale di messaggistica);
- Brevo (Sendinblue SAS), Francia — invio delle email di servizio;
- Google Ireland Ltd. — accesso federato con account Google, se scelto dall’utente;
- consulenti e fornitori di Overtake (assistenza tecnica, contabilità) nei limiti delle rispettive competenze.
I dati non sono diffusi. I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
7. Trasferimenti extra-UE
I dati sono conservati in data center situati nell’Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi da parte dei fornitori indicati (in particolare Meta per il canale WhatsApp e Google per l’autenticazione) avvengono sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o di decisioni di adeguatezza, comprese le misure supplementari richieste.
8. Periodo di conservazione
- Dati dell’account: per la durata del rapporto con lo Studio e fino a 12 mesi dopo la sua cessazione, salvo obblighi di legge;
- Messaggi WhatsApp e richieste CRM: per il tempo necessario allo Studio a gestire la richiesta e, se questa diventa un rapporto commerciale, per la durata del rapporto; lo Studio può archiviarli o cancellarli in qualsiasi momento;
- Dati operativi dello Studio (scadenze, documenti, rapportini): per la durata del contratto con lo Studio; alla cessazione sono restituiti o cancellati secondo le istruzioni dello Studio, di norma entro 90 giorni;
- Registri di accesso e audit: 24 mesi, per esigenze di sicurezza e di responsabilità;
- Dati contabili e fiscali: 10 anni, come previsto dalla legge.
9. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, oltre alla revoca del consenso ove prestato. Le richieste vanno inviate ai recapiti della sezione 1; se il trattamento è svolto per conto di uno Studio, Overtake la inoltrerà allo Studio titolare e ne darà riscontro. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it).
10. Richiesta di cancellazione dei dati
Chi ha scritto a uno Studio tramite WhatsApp, o dispone di un account DueDesk, può chiedere la cancellazione dei propri dati in uno dei seguenti modi:
- inviando un’email all’indirizzo di contatto della sezione 1 con oggetto “Cancellazione dati DueDesk”, indicando il numero di telefono o l’email con cui ci si è messi in contatto;
- rivolgendosi direttamente allo Studio con cui si è in contatto, che può eliminare la conversazione e i dati collegati dal proprio spazio DueDesk.
La cancellazione viene completata entro 30 giorni dalla richiesta, fatti salvi i dati che devono essere conservati per obblighi di legge.
11. Cookie
La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento (sessione di autenticazione, identificativo del dispositivo per la sicurezza, preferenze di tema e lingua). Non vengono utilizzati cookie di profilazione né di terze parti a fini pubblicitari; per questo motivo non è richiesto il consenso.
12. Misure di sicurezza
I dati sono protetti con cifratura in transito e a riposo, autenticazione forte (accesso federato, passkey e secondo fattore per gli utenti operativi), separazione dei dati per ciascuno Studio a livello di database, registrazione degli accessi ai dati sensibili e copie di sicurezza in area UE.
13. Modifiche all’informativa
La presente informativa può essere aggiornata; la versione vigente, con la data di ultimo aggiornamento, è sempre disponibile a questo indirizzo. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti della piattaforma.